Scannen & Digitalisieren

Steigen Sie um – Profitieren Sie von der Digitalisierung!

Als zuverlässiger Scandienstleister haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Sie beim Digitalisierungsprozess zu unterstützen.

Nicht nur das ewige Suchen in verstaubten Akten im Archiv wird Ihnen durch die Digitalisierung von Dokumenten erspart, sondern Sie profitieren auch von vielen weiteren Vorteilen:

1. Geringerer Arbeitsaufwand
   Arbeitsprozesse können optimiert und teilweise automatisiert werden, wodurch die Arbeitseffizienz gesteigert wird – mehr Arbeit kann in weniger Zeit erledigt werden.
   
   
2. Kostenersparnis
   Unterlagen müssen nicht mehr ausgedruckt und versendet werden, es wird alles digital bearbeitet. Büroflächen können produktiver genutzt werden. Zeitersparnis durch das Wegfallen von Laufwegen und der Suche nach den benötigten Dokumenten.
   
   
3. Schneller Informationsaustausch
   Keine lange Suche und kein langes Warten auf interne Informationen, der schnelle Austausch funktioniert mit ein paar Klicks und dabei ist der Schutz vor Verlust Ihrer Dokumente jederzeit gegeben.
   
   
4. Flexibilität
   Auf die digitalisierten Unterlagen kann jede/r Mitarbeiter/-in schnell und einfach zugreifen, ganz egal von welchem Standort.

5. Nachhaltigkeit
   Durch den Wandel von Papierunterlagen hin zu digitalen Dokumenten, wird eine ressourcenschonende und umweltbewusste Arbeitsweise gefördert.

Ermäßigter Umsatzsteuersatz bei Leistungserbringung

Die IngA Service gGmbH ist ein Inklusionsunternehmen und eine gemeinnützige Gesellschaft. Die gegenüber unseren Kunden erbrachten Dienstleistungen müssen lediglich mit einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % abgerechnet werden. Das bedeutet für Sie eine Reduzierung des Bruttorechnungsbetrages.

Staatliches Förderprogramm

Um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben, bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ein Förderprogramm für kleine und mittlere Unternehmen an. Unter der Überschrift „Digital jetzt“ können Firmen jeder Branche, bei Erfüllung bestimmter Anforderungen, Investitionen und Zuschüsse für Technologien und die Qualifizierung der Belegschaft für Themen der Digitalisierung erhalten.

Auch die Scandienstleistung ist hierbei ein elementarer Schritt im Digitalisierungsprozess und hat bei Beantragung zusammen mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems gute Chancen gefördert zu werden. Der maximale Förderzuschuss kann insgesamt bis zu 40 % der Kosten betragen, höchstens aber 50.000 €. Das Förderprogramm läuft bis Ende 2023.

Hinweis für die öffentliche Hand

Gemäß § 118 Abs. 1 GWB können öffentliche Auftraggeber das Recht zur Teilnahme an Vergabeverfahren Unternehmen vorbehalten, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen ist.

Gemäß § 224 SGB IX können Aufträge der öffentlichen Hand, die von Inklusionsbetrieben ausgeführt werden können, diesen Betrieben bevorzugt angeboten werden.

Bei den zu scannenden Dokumenten wird zwischen Dokumenten, mit denen Sie im laufenden Geschäft arbeiten und Archivdokumenten unterschieden. Damit Ihr Arbeitsablauf nicht gestört wird, bieten wir Ihnen einen schnellen Austausch der Papierdokumente an.

In nachfolgender Prozessbeschreibung wird die Auftragsbearbeitung kurz und prägnant von der Abholung ihrer Unterlagen bis hin zu deren Archivierung oder Vernichtung dargestellt. Die ausführliche Leistungsbeschreibung steht für Sie im Downloadbereich bereit.

Auftragsklärung

Absprache zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

Identifikation der benötigten Dienstleistungsmodule

Transport

Ggfs. Verpacken der Unterlagen beim Auftraggeber

Datenschutzgerechte Abholung der Papierdokumente

Transport der Unterlagen zur IngA Service gGmbH nach Wiechs

Arbeitsvorbereitung

Herausnahme der Unterlagen aus den Transportboxen

Vorbereitung der Unterlagen auf Scan-Vorgang

Digitalisierung

Scannen der Unterlagen bis DIN A0

Direkte Qualitätssicherung während des Scan-Vorgangs

Abspeichern des Dokuments im PDF/A-Format

Weiterverarbeitung

Indexierung der Unterlagen

Erstellen von Importdateien als XML, XLS, CSV, etc.

Endverarbeitung

Erneute Qualitätskontrolle

Datenübergabe der Dateien per Download

Archivierung der gescannten Unterlagen max. 6 Monate und/ oder datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen oder Rücktransport zum Auftraggeber

Leistungsübersicht zum Download

Scannen und Digitalisieren als Baustein des Digitalisierungsprozesses

Haben Sie sich entschieden, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen/ Ihrer Kommune voran zu treiben, sind für die digitale Transformation einige Schritte erforderlich.

1. IST-Analyse der vorhandenen Dokumenten- und Informationsvorgänge
   
   
2. Zieldefinition: Welche Prozesse sollen verbessert und digital abgebildet werden?
   
   
3. Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
   Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen und Kommunen auf der ganzen Welt Lösungen für eine datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumenten und digitaler Workflows an.
   Besteht bei diesem Schritt des Digitalisierungsprozesses Bedarf, helfen wir Ihnen gerne bei der Vermittlung eines passenden Anbieters, der Sie bei der Einführung eines DMS unterstützt und Sie durch den Prozess bis zur Arbeit mit dem neuen System begleitet.
   Gerne vereinbaren wir für Sie einen unverbindlichen Beratungstermin oder die Teilnahme an einem Webinar.
   
   
4. Scannen & Digitalisieren
   In diesem Schritt des Prozesses werden die Papierdokumente eingescannt und indexiert, sodass sie anschließend in digitaler Form zur Verfügung stehen. Hier stellt sich bei unseren Kunden häufig die Frage, ob dies im Betrieb selber geleistet werden kann oder ob wir als Scandienstleister diese Aufgabe übernehmen dürfen.

a. Scannen von laufenden Akten und Archivdokumenten
Eine Zusammenarbeit mit uns bietet sich hier besonders an, wenn schnelle Verarbeitungsprozesse erforderlich sind oder große Mengen an Papierdokumenten vorhanden sind und auch weiterhin große Mengen mit der Post eingehen. Ebenfalls ist hier eine Zusammenarbeit von Vorteil, wenn im Betrieb keine oder nur geringe Ressourcen für die Digitalisierung vorhanden sind oder ein hoher Aufwand durch die Indexierung/ Verschlagwortung besteht.
Gerne besprechen wir mit Ihnen Ihre individuelle Situation und entwerfen für Sie ein maßgeschneidertes Angebot. Ein Überblick aller optionalen Leistungen finden Sie hier.

b. Digitaler Posteingang
Eingehende Poststücke werden gescannt und dem Auftraggeber in digitaler Form bereitgestellt. Durch die digitale Einspeisung der Dokumente ins DMS, können diese unmittelbar weiterverarbeitet werden, was zum einen zu einer Effizienzsteigerung des Workflows und zum anderen zu einem einheitlichen, zeit- und ortsunabhängigen Posteingang führt.

5. Arbeiten im DMS
   Durch die vorherigen Schritte stehen Ihre Dokumente nun in digitaler Form bereit und diese können in Ihrem DMS hinterlegt werden.

Unser Verständnis von Datenschutz

Die IngA Service gGmbH fühlt sich und ist als Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Dokumentendigitalisierung (Scan-Zentrum) den gesetzlichen und hohen ethischen Standards an Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet. Berücksichtigung findet dabei insbesondere der Schutz personenbezogener Daten, vor allem, wenn diese in besonders sensibler Form, z. B. Sozialdaten oder Gesundheitsdaten, vorliegen. Ein ebenso hohes Schutzniveau stellen wir für Geschäftsdaten unserer Kunden sicher, insbesondere unter dem Blickwinkel, dass diese auch Geschäftsgeheimnisse enthalten können.

Unsere internen Regeln zum Datenschutz und zur Datensicherheit beinhalten verbindliche Vorgaben zu Verfahren, Verantwortlichkeiten und Schutzmaßnahmen zur Sicherung eines angemessenen Schutzniveaus. Unser internes Datensicherheitsmanagement stellt durch regelmäßige Schulungen die Vermittlung des entsprechenden Wissens sicher.  

Im Interesse unserer Kunden und unserer Mitarbeitenden gewährleistet die IngA Service gGmbH gemäß den Grundwerten der IT-Sicherheit die Verfügbarkeit der IT-Systeme, Programme und Daten. Sie schützt deren Integrität und verhindert Missbrauch. Sie stellt die Funktionsfähigkeit und Vertraulichkeit von Arbeitsergebnissen und Produkten sicher und hält rechtliche Bestimmungen zu Datenschutz und IT strikt ein.

In der IngA Service gGmbH unterstützen die IT-Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragte die Geschäftsführung bei der Festlegung von Maßnahmen und bei der Reaktion auf Risiken und Verletzungen der Datenschutz- und Datensicherheitsvorgaben. Die Geschäftsführung trägt die Gesamtverantwortung.

Die Geschäftsführung steuert den Sicherheitsprozess, entwickelt gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen und dem Datenschutzbeauftragten, die Maßnahmen weiter und prüft die Einhaltung von Sicherheitsvorkehrungen.

Das ausführliche Datenschutzkonzept steht Ihnen hier zum Download bereit.

Kundenstimme: "Seit 2020 wurden bereits diverse Aktenbestände vom Landratsamt Lörrach bei der Inga Service gGmbH, als regionaler Dienstleister, digitalisiert. Neben einer sehr zuvorkommenden persönlichen Beratung zur Planung der Scanstrategie bei Digitalisierunsgvorhaben überzeugt auch der gesamte Projektverlauf von Abholung bis Übermittlung der digitalen Unterlagen. Unvorhergesehene Projektbesonderheiten werden sehr Lösungsorientiert behandelt. Wir haben stets ein gutes Gefühl bei der Abgabe von Unterlagen und sind mit der Scanqualität und dem Service sehr zufrieden."

Kundenstimme:"Die Zusammenarbeit mit IngA Service GmbH lief zu unserer vollsten Zufriedenheit. Sowohl von Auftraggeber als auch vom Inklusionsunternehmen wurden wir regelmäßig über den aktuellen Stand des Auftrages informiert. Vereinbarte Termine zur Abholung der Papierakten sowie zur Bereitstellung der gescannten Dokumente wurden stets eingehalten." (Quelle: https://vergabe.mehrwert-inklusive.de/gute-praxis/)

Kundenstimme: "Zusammen mit der IngA Service gGmbh haben wir alle Personalakten und alle Akten im Ausländerbereich ersetzend gescannt. Vom Projektstart bis zur Datenübergabe an war der Ablauf professionell und zuverlässig. Die vereinbarten Zieltermine wurden gehalten und die Scanqualität war gut. Wir möchten uns für die gute Zusammenarbeit bedanken."

Kundenstimme: "Das umfangreiche Scannen von unseren wissenschaftlichen Unterlagen erfolgte pünktlich ,perfekt und ohne jegliche Beanstandung. Ich kann die IngA Service gGmbH vorbehaltlos sehr empfehlen und werde auch gerne jederzeit wieder auf diesen Service zurückgreifen."

Warum einen Scandienstleister in Anspruch nehmen?

Bei ihrem Digitalisierungsprojekt kommen Sie an den Punkt, an dem Sie sich die Frage stellen müssen, ob Sie das Scannen & Digitalisieren Ihrer Dokumente selber übernehmen oder dies von einem externen Scandienstleister erledigen lassen.

Gründe, die für einen Scandienstleister sprechen:

• Sie haben große Papiermengen oder einen großen Aktenbestand
• Sie sparen Zeit und Kosten (im Vergleich zum Scannen in Eigenregie)
• Ihr eigenes Personal muss nicht für den Scanprozess gebunden werden
• Sie haben keine Investitionskosten für professionelle Hardware (Durchsatz, Qualität)
• Sie profitieren von der Erfahrung, der Qualität und der effizienten Arbeitsabläufe des Scandienstleisters

Wie sieht die Preisgestaltung aus?

Die Preisgestaltung ist stark von den zu scannenden Papierdokumenten abhängig. Jede Seite muss für den Scanvorgang vorbereitet werden, was den größten Aufwand im Scanprozess darstellt. Je nach Art der Papierdokumente ist dieser Aufwand höher oder niedriger. Handelt es sich um Formate bis DIN A3, liegen die Preise in der Regel bei ca. 0,04 – 0,06 € pro Seite. Kommen Sie auf uns zu, damit wir uns ein Bild ihrer Papierdokumente machen und ein individuelles Angebot unterbreiten können.

Warum kann die IngA ihre Dienstleistungen mit einem ermäßigten Umsatzsteuersatz anbieten?

Die IngA Service gGmbH ist ein Inklusionsunternehmen, das heißt wir wollen Menschen mit Behinderung eine Tätigkeit auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt ermöglichen und ihnen somit die Teilhabe erleichtern. Aufgrund dessen hat unsere Gesellschaft einen Gemeinnützigkeitsstatus, wodurch die von uns erbrachten Dienstleistungen lediglich mit einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % abgerechnet werden müssen.

Was hat es mit dem PDF/A-Format auf sich?

Das Spezialformat „PDF/A“ wurde 2005 von der Firma Adobe eingeführt, um den rechtlichen Rahmenbedingungen, die an die Digitalisierung gestellt werden, gerecht zu werden. Das „A“ steht für Archivierung, das heißt das Format PDF/A wird vor allem zur Langzeitspeicherung von Dokumenten genutzt, die originalgetreu und unveränderbar gespeichert werden müssen. Ein Dokument im PDF/A-Format ist auch noch nach langer Zeit in seinem Ursprungszustand zu lesen. Es gibt keine Abweichungen zum Original, keinerlei Qualitätseinbußen und Manipulationen jeglicher Art sind ausgeschlossen. Das PDF/A-Format erhielt hierfür die ISO-Zertifizierung für die digitale Langzeitarchivierung und ist somit als Format zur rechtskonformen Archivierung geeignet.

Was ist die OCR-Volltexterkennung?

OCR steht für „Optical Character Recognition“ und ist ein Texterkennungsmodul, was Scans als PDF-Datei durchsuchbar speichern kann. Ohne die Volltexterkennung (OCR) werden Texte innerhalb einer PDF-Datei nur als Grafik gespeichert. Durch OCR ist eine Suche nach einem Schlagwort möglich, das heißt in der PDF-Datei wird das gesuchte Wort ausfindig gemacht und markiert.

Welche Dokumente sollten im Original in Papierform aufbewahrt werden?

Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die zur Aufbewahrung bestimmter Dokumente verpflichtet sind, dies auch digital tun. Wichtig ist, dass die Scans bei einem Rechtsstreit ausreichen, um Beweis zu führen. In der Regel werden die Scans als Beweismittel anerkannt, erreichen aber nicht den Beweiswert wie die Papieroriginale. Letztlich sollte man je nach Dokumententyp das Risiko abwägen, ob ein Rechtsstreit zu erwarten ist oder nicht. Hierzu wird empfohlen, sich durch eine unabhängige Stelle juristisch beraten zu lassen.

Wie kam es dazu, dass das Dienstleistungsangebot der IngA Service gGmbH um das „Scannen & Digitalisieren“ ergänzt wurde?

Zum einen eignet sich das Scannen aufgrund seiner immer wiederkehrenden Prozesse hervorragend als Tätigkeitsbereich für einen Inklusionsbetrieb und zum anderen hat eine Marktanalyse ergeben, dass es weder in Schopfheim noch im gesamten Landkreis Lörrach und auch nicht in Freiburg einen Scandienstleister gibt, der diese Dienstleistung anbietet. Insbesondere Städte- und Kommunen, Speditionen, Hausverwaltungen, Steuerberater, Rechtsanwaltskanzleien, aber auch Industrieunternehmen haben Bedarf an einer solchen Dienstleistung.